Privacy

KBC Classic Car Club – privacyverklaring

Versie 25 mei 2018

Lees zeker deze informatie door en kijk wat jij kunt doen.

Privacy is erg belangrijk. KBC Classic Car Club wil persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens gebruikt worden.

Deel 1: KBC Classic Car Club verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig

KBC Classic Car Club is verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens in het kader van de dienstverlening aan de aangesloten leden, werkzaam zijnde of geweest zijnde bij de KBC-groep, en van de derden die volgens de statuten als gast deelnemen aan de activiteiten van de KBC Classic Car Club.

Deze privacy verklaring is dan ook van toepassing op de (toekomstige) aangeslotenen van KBC Classic Car Club .

Toekomstige aanpassingen aan deze privacyverklaring n.a.v. nieuwe of gewijzigde regelgeving / verwerkingsprocessen persoonsgegevens kunnen niet worden uitgesloten. De meest recente versie vind je altijd op Kennisbank: https://kbcgroup.sharepoint.com/s……. en -voor derden- op de blog van de club: https://kbcclassiccarclub.com

De laatste versie kan je ook opvragen via e-mail, adres Personeelskring KBC: kbcccc@kbc.be

Vragen kunnen ook steeds via deze kanalen gesteld worden.

Voor elke belangrijke inhoudelijke wijziging informeert KBC Classic Car Club via Kennisbank of andere communicatiekanalen. Alhoewel KBC streeft om je telkens te informeren, vragen we je af en toe deze privacyverklaring opnieuw te lezen om op de hoogte te blijven over de inhoud van de laatste versie van de privacyverklaring. Na elke aanpassing wordt ook de versie-datum gewijzigd waarop de privacyverklaring voor het laatst is bijgewerkt.

Voor meer informatie over de privacywetgeving in België in het algemeen kun je ook terecht op http://www.privacycommission.be, de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (voorheen privacycommissie genoemd).

Deel 2: Hoe worden persoonsgegevens verwerkt?

2.1 : Wettelijke basis

KBC Classic Car Club mag als verwerkingsverantwoordelijke geen persoonsgegevens verwerken zonder gerechtvaardigde wettelijke grondslag. Persoonsgegevens worden enkel verwerkt indien:

  • een dergelijke verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
  • een verwerking noodzakelijk is in het kader van contractuele of précontractuele verplichtingen;
  • de verwerking noodzakelijk is in het kader van de gerechtvaardigde belangen van de personeelskringen, wanneer dit geen onredelijke inbreuk op de belangen van de aangeslotenen betekent;
  • voorafgaandelijk de aangesloten leden toestemming hiertoe hebben verleend. Deze toestemming kan uitdrukkelijk zijn, of stilzwijgend, door de voorwaarden te aanvaarden van de deelname aan evenementen.
  •  KBC Classic Car Club verwerken alleen persoonsgegevens relevant voor het bereiken van specifieke doelen. Concreet kan het gaan om:

2.2 Doel van verwerking

KBC Classic Car Club verwerken alleen persoonsgegevens relevant voor het bereiken van specifieke doelen. Concreet kan het gaan om:

  • het organiseren van toeristische rondritten of evenementen in het kader van haar doel. (inclusief onder meer communicatie, informatie, samenwerking met de personeelskringen KBC);
  • het intern beheer en administratie wat betreft IT ondersteuning, business continuity, infrastructuur management, boekhoudkundige verwerkingen, dossieropbouw, testen en het verbeteren van processen en applicaties, archivering en het bijhouden van statistieken.
  • het beheer van de activa;
  • voldoen aan de verplichtingen van de personeelskring KBC waaronder rapporterings- en informatieverplichtingen aan KBC Groep N.V. , alsook reageren op officiële vragen;
  • de belangen van KBC Classic Car Club behartigen bijvoorbeeld door het inzetten van alle mogelijke middelen om fraude en misbruik op te sporen, zorgen voor een passende beheersing van risico’s en vertegenwoordiging in gerechtelijke procedures.

 

2.3 Welke data worden verwerkt?

KBC Classic Car Club verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Hieronder geven we aan over welke soort gegevens het kan gaan:

  • identiteitsgegevens (zoals naam, adres- en contactgegevens zoals e-mail, gsm, sociale media identiteit, …). Bij voorafgaande individuele toestemming worden ook de privébereikbaarheidsgegevens gebruikt om aangesloten leden te contacteren in het kader van de activiteiten van de personeelskring en in het bijzonder voor informatiedoeleinden.
  • nationaliteit;
  • individuele financiële informatie, zoals rekeningnummer in het kader van de uitbetaling van bepaalde voordelen verschaft door KBC Classic Car Club
  • gegevens in het kader van vragen- en klachtenmanagement. Als je contact (telefonisch, schriftelijk of via mail) hebt met een medewerker dan wordt dit in principe geregistreerd om een verslag te hebben, als herinnering van vervolgtaken die de medewerker moet uitvoeren, voor bewijsvoering en/of controletaken.
  • foto’s of afbeeldingen van personen of voertuigen die deelnemen aan events of rondritten. Deze foto’s kunnen worden genomen zowel op publieke als op private locaties.

2.4 Gegevensverwerkingsverantwoordelijke

KBC Classic Car Club treedt op als verwerkingsverantwoordelijke.

Daarnaast kunnen ook derde partijen persoonsgegevens ontvangen en/of doorsturen zoals bijvoorbeeld overheidsinstanties, beheerders van gebruikte tools of de werkgever(s) van de KBC-groep. Deze instanties en ondernemingen zijn verantwoordelijk voor de rechtmatige bewaring en beheer van de betrokken informatie.

Deel 3: Over vertrouwelijkheid en beveiliging

3.1 Concrete maatregele

Passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens vertrouwelijk te behandelen en te beveiligen worden geïmplementeerd zodat zij onder meer beschermd zijn tegen ongeoorloofde en onrechtmatige verwerking of incidentele/opzettelijke wijziging, verlies, vernietiging of beschadiging. Deze maatregelen houden rekening met de technisch mogelijkheden, de kosten van implementatie, de aard, omvang, context van de gegevens en het doel van de verwerking alsook met de risico van verwerken.

3.2 Toegang tot persoonsgegevens

Alleen hiertoe gemachtigde personen hebben toegang tot persoonsgegevens en enkel als die gegevens relevant zijn voor hun opdracht. Deze personen zijn bovendien gebonden aan strikte beroepsdiscretie en moeten alle technische voorschriften en de veiligheid van de systemen naleven.

3.3 Termijn van bewaring

KBC Classic Car Club houdt de persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk voor de omschreven doelen.

Na het verstrijken van de noodzakelijke retentietermijn worden de gegevens verwijderd uit de systemen, tenzij er betwisting bestaat of de informatie als bewijslast in het kader van een gerechtelijke procedure langer moet worden bijgehouden.

Deel 4: Privacyrechten

De aangeslotene en begunstigde hebben een aantal rechten m.b.t. hun persoonlijke persoonsgegevens :.

  • Het recht om de verwerkte gegevens te in te kijken.
  • Het kan gebeuren dat er bepaalde gegevens worden verwerkt die niet (meer) correct zijn. In dit geval heeft de betrokkene recht om de gegevens te laten verbeteren of vervolledigen.
  • Als er gegevens onrechtmatig worden verwerkt, kan gevraagd worden om ze te verwijderen, te beperken of om verzet aan te tekenen. Ook bij een volledig geautomatiseerd proces zonder menselijke tussenkomst kan contact opgenomen worden om de tussenkomst van een medewerker te vragen of het resultaat te betwisten. Indien toestemming is gegeven voor een bepaalde gegevensverwerking, kan deze later opnieuw ingetrokken worden.
  • Het recht om de persoonsgegevens die de aangeslotene zelf aan de KBC Classic Car Club heeft verstrekt in bepaalde gevallen, (on)rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (privacy-wetgeving) voorziet een aantal beperkingen op dit recht waardoor dit niet van toepassing is op alle gegevens.Om te vermijden dat iemand anders deze rechten uitoefent, moet de identiteit van de vraagsteller geverifieerd kunnen worden. Om die reden kan een kopie van de identiteitskaart opgevraagd worden .Indien vervolgens de vraag nog steeds onbeantwoord zou blijven, kan een klacht neergelegd worden bij de bevoegde nationale gegevensbeschermingsauthoriteit ( www.privacycommission.be ) .
  • Indien deze verklaring geen afdoend antwoord kon geven, kan in de tweede instantie contact opgenomen worden met de ‘Data Protection officer’ bij KBC via mail naar dataprotection@kbc.be
  • Vragen over een van de bovenstaande rechten kunnen gesteld worden via kbcccc@kbc.be.

Deel 5: Contacteer KBC Classic Car Club als je vragen hebt over de verwerking van je gegevens bij datalekken .

Een datalek wordt gedefinieerd als een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde versturen van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.

Datalekken dien je als aangesloten lid onmiddellijk te melden aan kbcccc@kbc.be, eveneens met dataprotection@kbc.be in cc. (dit is de mailbox van de Data Protection Unit van de dienst Groep Compliance)

Deze instanties bepalen dan samen welke dringende maatregelen zich opdringen.